إدارة مخاطر المشاريع خطوة بخطوة

١. التحديد: ابنِ سجل المخاطر

سجل المخاطر قائمة بكل ما قد يسير على غير المخطط، سلباً أو إيجاباً. املأه مع من ينفذون العمل: تتبّع الجدول مرحلة بمرحلة واسأل ما الذي قد يؤخره، وما الذي يعتمد على طرف من خارج الفريق، وما الذي تعثّر في المرة الماضية. واكتب كل خطر بصيغة السبب والحدث والأثر ليتضح ما الذي يجب أن يتحقق حتى يقع.

يحتاج السجل هذه الأعمدة، ولا يحتاج أكثر منها بكثير:

٢. التقييم: قيّم كل خطر

قيّم الاحتمال والأثر من ١ إلى ٥ واضربهما. على مصفوفة خمسة في خمسة تكون الدرجة من ١ إلى ٢٥. ومن التصنيفات الشائعة: من ١ إلى ٥ منخفض، ومن ٦ إلى ١٤ متوسط، ومن ١٥ إلى ٢٥ مرتفع. واتفقوا على معنى كل تقييم قبل البدء: «أثر ٤» يجب أن يعني التأخير أو التكلفة نفسها لكل الحاضرين.

وللمخاطر المهمة ضع أرقاماً. القيمة النقدية المتوقعة هي الاحتمال في التكلفة إن وقع الخطر: احتمال ٣٠٪ لتكلفة ٢٠٠٬٠٠٠ يعطي EMV قدرها ٦٠٬٠٠٠. ومجموع EMV في السجل تقدير أولي للاحتياطي الذي يحتاجه المشروع. ويمكنك تجربة الاثنين في حاسبة درجة المخاطر وEMV.

٣. الاستجابة: اختر ما ستفعله

كل خطر مرتفع يحتاج واحدة من أربع استجابات، ومسؤولاً وموعداً:

• التجنّب. غيّر الخطة حتى لا يقع الخطر، كاختيار مورّد مجرَّب.
• النقل. انقل العاقبة إلى طرف أقدر على تحمّلها، بالتأمين أو بشروط العقد.
• التخفيف. قلّل الاحتمال أو الأثر، كطلب المواد ذات مدة التوريد الطويلة مبكراً.
• القبول. لا تفعل شيئاً الآن، واحتفظ باحتياطي إن وقع.

وللفرص مقابلاتها: الاستغلال والمشاركة والتعزيز والقبول. وتكون الاستجابة مجدية حين تزيل من التكلفة المتوقعة أكثر مما تكلّف.

٤. اربط المخاطر بالجدول

المصفوفة ترتّب المخاطر لكنها لا تخبرك بأثرها على تاريخ الإنجاز. ولذلك اربط كل خطر بالأنشطة التي قد يؤخرها وشغّل تحليل مخاطر الجدول بمونت كارلو. والنتيجة نطاق لتواريخ الإنجاز، مثل P50 وP80، وقائمة بالمخاطر والأنشطة التي تحرّكه. احذف خطراً واحداً وأعد التشغيل، والتغيّر في P80 هو ما يكلفه ذلك الخطر بالأيام.

٥. المراجعة والإغلاق

السجل الذي يُملأ مرة ولا يُفتح بعدها هو الإخفاق المعتاد. راجعه في كل فترة تقارير:

• أعد تقييم المخاطر المفتوحة. هل تغيّر شيء؟
• راجع كل استجابة مقابل موعدها.
• أغلق المخاطر التي انقضت فترتها لتبقى القائمة قصيرة.
• انقل المخاطر التي وقعت إلى سجل المشكلات، مع مسؤول وإجراء.
• أضف المخاطر الجديدة التي كشفها الشهر الماضي.
• ارفع إلى الراعي أعلى خمسة مخاطر وإجمالي التعرّض.

في Critova السجل قائمة ولوحة حسب الحالة ومصفوفة خمسة في خمسة قابلة للنقر. ولكل خطر مسؤول واستجابة وموعد، وتُحسب EMV تلقائياً، ويمكن ربط المخاطر بالأنشطة لتشغيل مونت كارلو. انظر المخاطر ومونت كارلو.