كيف تعمل مصفوفة المخاطر ٥×٥، وأين قد تضلّلك

كيف تعمل مصفوفة المخاطر ٥×٥

للمصفوفة محوران: الاحتمال والأثر، ولكل منهما درجة من ١ (منخفض جدًا) إلى ٥ (مرتفع جدًا). والخطوات:

1. عرّف المقاييس. أعطِ كل درجة نطاقًا: الاحتمال شريحة نسبة مئوية، والأثر شريحة تكلفة أو تأخير أو جودة. ودون نطاقات مكتوبة يقيّم الناس بالحدس.
2. قيّم كل خطر. اختر درجة الاحتمال ودرجة الأثر على الهدف الأشد تضررًا.
3. اضرب. Score = P × I، من ١ إلى ٢٥.
4. ضع الخطر ولوّنه. لون الخلية يحدد الأولوية والمعالجة المتوقعة.
5. تصرّف بحسب النطاق. اتفقوا مسبقًا على معنى كل نطاق: من يجب إبلاغه، وبأي سرعة تلزم الاستجابة.

وهذه شبكة الدرجات كاملة (الصفوف للاحتمال والأعمدة للأثر):

الاحتمال \ الأثر	١	٢	٣	٤	٥
٥	٥	١٠	١٥	٢٠	٢٥
٤	٤	٨	١٢	١٦	٢٠
٣	٣	٦	٩	١٢	١٥
٢	٢	٤	٦	٨	١٠
١	١	٢	٣	٤	٥

نطاقات الألوان وما يُفعل في كل منها

من التقسيمات الشائعة (مثالًا، وحدّد تقسيمك الخاص):

النطاق	الدرجات	المعالجة المعتادة
منخفض (أخضر)	من ١ إلى ٤	القبول والمتابعة في المراجعات الدورية
متوسط (أصفر)	من ٥ إلى ٩	يخطط المالك لاستجابة، ومراجعة شهرية
مرتفع (برتقالي)	من ١٠ إلى ١٤	استجابة فعلية بموعد محدد، وإبلاغ الراعي
مرتفع جدًا (أحمر)	من ١٥ إلى ٢٥	إجراء فوري وتصعيد، ودراسة إيقاف العمل المتأثر

وتعامل مؤسسات كثيرة أي أثر بدرجة ٥ على أنه مرتفع على الأقل مهما كان احتماله؛ فهذه القاعدة تلتقط الأحداث النادرة الكارثية التي يتركها الضرب المجرد في نطاق منخفض، وتعالج إحدى المشكلات المذكورة أدناه.

مثال محسوب: أربعة مخاطر وترتيبان

قيّم أربعة مخاطر بهذه المقاييس: الاحتمال ١ أقل من ١٠٪، و٢ من ١٠٪ إلى ٣٠٪، و٣ من ٣٠٪ إلى ٥٠٪، و٤ من ٥٠٪ إلى ٧٠٪، و٥ أكثر من ٧٠٪؛ والأثر المالي ١ أقل من ٥٬٠٠٠ دولار، و٢ من ٥٬٠٠٠ إلى ١٠٬٠٠٠، و٣ من ١٠٬٠٠٠ إلى ٢٥٬٠٠٠، و٤ من ٢٥٬٠٠٠ إلى ٥٠٬٠٠٠، و٥ أكثر من ٥٠٬٠٠٠ دولار.

الخطر	التقدير	P	I	الدرجة	النطاق	EMV
R1	٦٠٪، ١٢٬٠٠٠ دولار	٤	٣	١٢	مرتفع	٧٬٢٠٠
R2	٢٠٪، ٤٠٬٠٠٠ دولار	٢	٤	٨	متوسط	٨٬٠٠٠
R3	٥٪، ٢٠٠٬٠٠٠ دولار	١	٥	٥	متوسط	١٠٬٠٠٠
R4	٨٠٪، ٢٬٠٠٠ دولار	٥	١	٥	متوسط	١٬٦٠٠

القيم المتوقعة: ٠٫٦٠ × ١٢٬٠٠٠ = ٧٬٢٠٠، و٠٫٢٠ × ٤٠٬٠٠٠ = ٨٬٠٠٠، و٠٫٠٥ × ٢٠٠٬٠٠٠ = ١٠٬٠٠٠، و٠٫٨٠ × ٢٬٠٠٠ = ١٬٦٠٠ دولار. بحسب الدرجة يكون الترتيب R1 ثم R2 ثم R3 وR4 متعادلين، وبحسب EMV يصبح R3 ثم R2 ثم R1 ثم R4، أي شبه معكوس. ويتشارك R3 وR4 الدرجة ٥ مع أن التكلفة المتوقعة لـR3 تزيد على ستة أضعاف R4، وقد يستنفد R3 وحده احتياطي طوارئ معتادًا. وقاعدة الشدة (الأثر ٥ مرتفع على الأقل) ترفع R3 إلى موضعه الصحيح. والتكلفة المتوقعة للمخاطر الأربعة ٢٦٬٨٠٠ دولار، وهو إجمالي لا يُستخرج إلا من قيم EMV، لا من الدرجات.

أين تضلّل مصفوفة ٥×٥

١. درجات متساوية لمخاطر مختلفة جدًا

خذ مقياسًا نموذجيًا يعني فيه الاحتمال ٥ أكثر من ٧٠٪، والاحتمال ١ أقل من ١٠٪، والأثر ١ أقل من ٥٬٠٠٠ دولار، والأثر ٥ أكثر من ٥٠٬٠٠٠ دولار، ثم قارن بين خطرين:

• الخطر A: الاحتمال ٥ والأثر ١، والدرجة ٥. لنقل ٨٠٪ × ٣٬٠٠٠ دولار = EMV قدرها ٢٬٤٠٠ دولار.
• الخطر B: الاحتمال ١ والأثر ٥، والدرجة ٥. لنقل ٥٪ × ٤٠٠٬٠٠٠ دولار = EMV قدرها ٢٠٬٠٠٠ دولار.

الدرجة واحدة واللون واحد، لكن التكلفة المتوقعة للخطر B تزيد على ثمانية أضعاف A، وقد ينهي B المشروع. والمصفوفة لا تميّز بينهما.

٢. الشرائح تخفي الحجم

"الأثر ٥" يشمل ٥٠٬٠٠١ دولار وخمسة ملايين دولار على السواء، والشريحة العليا المفتوحة هي بالضبط موطن المخاطر الخطرة.

٣. الحواف الحادة

احتمال ٢٩٪ يأخذ الدرجة ٢، و٣١٪ يأخذ ٣. فروق صغيرة في التقدير تنقل الخطر عبر حدود اللون، بينما لا تغيّر الفروق الكبيرة داخل الشريحة شيئًا.

٤. الدرجات تسميات لا كميات

لا يوجد إلا ١٤ درجة ممكنة (١، ٢، ٣، ٤، ٥، ٦، ٨، ٩، ١٠، ١٢، ١٥، ١٦، ٢٠، ٢٥). والدرجة ١٢ ليست "ضعف خطورة" الدرجة ٦، ولا يجوز جمع الدرجات لإجمالي المشروع ولا حساب متوسطها عبر المحفظة. اجمع قيم EMV والأيام المتوقعة بدلًا منها.

٥. لا توقيت ولا روابط

لا تُظهر المصفوفة متى قد يقع الخطر ولا الأنشطة التي يصيبها. وخطر متوسط على المسار الحرج في الأسبوع المقبل قد يكون أهم من خطر مرتفع على مهمة لديها شهور من الفائض.

كيف تستخدم المصفوفة استخدامًا جيدًا

• دوّن المقاييس بنطاقات رقمية، واجعل شرائح الأثر على قدر مشروعك.
• سجّل الأرقام وراء الدرجة. احتفظ بنسبة الاحتمال وتقدير التكلفة والتأخير بجانب الدرجات من ١ إلى ٥، لتتمكن من حساب EMV.
• قدّم الشدة على الضرب. اعتبر الأثر ٥ مرتفعًا أو أعلى بصرف النظر عن الاحتمال.
• استخدمها للفرز لا للجمع. تحدد المصفوفة أي المخاطر تستحق الاهتمام هذا الأسبوع، أما الاحتياطيات والتواريخ فتحددها قيم EMV وتحليل مخاطر الجدول.
• ارسم الفرص أيضًا، على مصفوفة معكوسة أو بعلامة مميزة، لتنال مالكين وإجراءات.
• انتقل إلى التحليل الكمي حين تحمل التواريخ والميزانيات عواقب حقيقية؛ فتحليل مونت كارلو للجدول يُظهر الأثر المجمّع لكل المخاطر على تاريخ الإنجاز. راجع دليل مونت كارلو وP80.

كيف تطبّق ذلك في Critova

يعرض Critova سجل المخاطر على مصفوفة ٥×٥ قابلة للنقر: انقر خلية لترى مخاطرها، ثم افتح أيًّا منها لتحديث مالكه أو استجابته أو موعده. ويحمل كل خطر أيضًا تعرضه في التكلفة والجدول وقيمة EMV، فتظهر الأرقام بجانب اللون مباشرة، وهذا يعالج أكبر نقاط الضعف المذكورة. وحين تحتاج إلى أكثر من الفرز، اربط أحداث المخاطر بأنشطة الجدول وشغّل تحليل مونت كارلو للحصول على تواريخ P50 وP80 وP90 ومحرّكات المخاطر. ولاختبار درجة خطر واحد وقيمته المتوقعة أولًا، استخدم حاسبة درجة المخاطر المجانية.