ما هي مصفوفة RACI، وكيف تُعدّها؟

معنى R وA وC وI

• R، المنفّذ (Responsible): الشخص أو الدور الذي يؤدي العمل. قد يكون أكثر من واحد، لكن إن كثروا فحدّد قائدًا بينهم.
• A، المساءَل (Accountable): الشخص الوحيد الذي يملك النتيجة ويتخذ القرار النهائي ويعتمدها. واحد فقط في كل صف، ويمكن أن يكون هو المنفّذ نفسه في المهام الصغيرة.
• C، المستشار (Consulted): من يلزم أخذ رأيهم قبل اكتمال العمل. والتواصل هنا باتجاهين: يُسألون ويجيبون.
• I، المُبلَّغ (Informed): من يُخطَرون بالتقدم أو القرار بعد حدوثه. والتواصل هنا باتجاه واحد.

الغرض من RACI إزالة أكثر مصدرين للاحتكاك في المشاريع: عمل لا يظن أحد أنه مسؤول عنه، وقرارات يظن عدة أشخاص أنهم أصحابها. وتكون أنفع ما تكون حين يعبر العمل بين إدارات أو جهات مختلفة، مثل عميل ومقاول وفريق داخلي.

مثال على مصفوفة RACI: إطلاق منتج

الصفوف مُخرَجات مأخوذة من هيكل تجزئة العمل، والأعمدة أدوار لا أسماء، حتى تبقى المصفوفة صالحة إذا تغيّر الأشخاص.

المُخرَج	الراعي	مدير المشروع	قائد المنتج	قائد التسويق	قائد المبيعات	الشؤون القانونية
خطة الإطلاق وميزانيته	A	R	C	C	C	I
تجميد مزايا المنتج	I	C	A/R	I	C
التسعير	A	I	C	C	R	C
رسائل الإطلاق والموقع	I	I	C	A/R	C	C
الشروط والأحكام	I	I	C		C	A/R
تدريب فريق المبيعات		I	R	C	A
قرار المضي أو التوقف	A	R	C	C	C	C
تقرير الحالة الأسبوعي	I	A/R	C	C	C

اقرأ المصفوفة أفقيًا لترى من يفعل ماذا، وعموديًا لترى عبء كل دور. فقائد المنتج هنا منفّذ أو مساءَل في صفّين ومستشار في ستة، وهذا واقعي. أما العمود المليء بحرف R فيدل على شخص مثقل بالعمل.

كيف تُعدّ مصفوفة RACI في ست خطوات

1. اسرد المُخرَجات والقرارات الرئيسية. استخدم حزم العمل في الهيكل أو المعالم الرئيسية. من ١٠ إلى ٢٠ صفًا حجم مناسب، أما مئات الصفوف فلن يقرأها أحد.
2. اسرد الأدوار. وأدرج الجهات الخارجية (العميل، المقاول، الجهة الرقابية) إن كانت تؤدي عملًا أو تعتمده.
3. حدّد A أولًا. اسأل عن كل صف: من سيُلام أو يُشكر على هذه النتيجة؟ دور واحد فقط.
4. حدّد R. من ينتج العمل فعلًا؟ دور واحد على الأقل في كل صف.
5. أضف C وI باعتدال. كل C يضيف خطوة مراجعة ووقتًا. اسأل: هل يغيّر رأيه النتيجة فعلًا؟ إن لم يكن كذلك فاجعله I، أو اترك الخلية فارغة.
6. راجعها مع كل من وردت أسماؤهم وانشرها. لا تنجح المصفوفة إلا إذا وافق الجميع على أدوارهم. احفظها حيث يجدها الفريق، وراجعها حين تتغير الأدوار.

خمسة فحوص تكشف معظم مشكلات RACI

الفحص	دلالته	العلاج
صف بلا A	لا أحد يملك النتيجة	سمِّ دورًا مساءَلًا واحدًا
صف فيه A مرتين أو أكثر	ستتعطل القرارات أو تتعارض	أبقِ A واحدًا وحوّل الباقين إلى C
صف بلا R	لن ينفذ أحد العمل	حدّد دورًا منفّذًا
عمود بلا خلايا فارغة	هذا الدور مشارك في كل شيء وسيصبح عنق زجاجة	حوّل بعض C إلى I أو اتركها فارغة
عمود كله I	قد لا يحتاج هذا الدور إلى مكان في المصفوفة	انقله إلى خطة التواصل

صيغ بديلة لمصفوفة RACI

تضيف بعض الفرق حرفًا خامسًا. فصيغة RASCI تضيف S للداعم (Support)، وهو من يساعد المنفّذ دون أن يملك العمل. وصيغة RACI-VS تضيف دوري المدقق والموقّع للأعمال الخاضعة للتنظيم. أما DACI (المحرّك، والمعتمِد، والمساهمون، والمُبلَّغون) فتُستخدم للقرارات المنفردة لا للمُخرَجات المستمرة. هذه الصيغ مفيدة حين تثير الحروف الأربعة الأصلية جدلًا متكررًا، لكن زيادة الحروف تعني زيادة ما يحتاج إلى شرح. وفي معظم المشاريع تكفي RACI بصيغتها الأصلية.

استخدام المصفوفة في العمل اليومي

تثبت مصفوفة RACI قيمتها في ثلاث لحظات. في اجتماع الانطلاق، مرّ عليها صفًا صفًا ليسمع كل شخص دوره أمام الآخرين، فتظهر الخلافات الآن حين يكون حلها رخيصًا. وأثناء التنفيذ، حين يسأل أحدهم: من يعتمد هذا؟ فالجواب هو صاحب A في ذلك الصف، لا الأعلى منصبًا في الغرفة. وحين تتغير الأدوار (مورّد جديد، أو إعادة هيكلة، أو مغادرة أحدهم)، حدّث المصفوفة في الأسبوع نفسه.

كما يغذّي عمودا المستشار والمُبلَّغ خطة التواصل؛ فكل من يحمل I في مُخرَج ما يجب أن يصله تقرير الحالة أو مذكرة القرار الخاصة به، وكل من يحمل C يجب أن يُدعى إلى المراجعة قبل الاعتماد مع وقت كافٍ للرد. وإذا تكرر غياب أحد المستشارين عن المراجعات، فإما أن التوقيت غير مناسب أو أن دوره الحقيقي هو I.

أخطاء شائعة في مصفوفة RACI

• الخلط بين R وA. المنفّذ يؤدي العمل، والمساءَل يُسأل عنه. وفي المهمة الصغيرة قد يجمع دور واحد الأمرين، لكن اكتبها A/R ليكون ذلك مقصودًا.
• جعل الراعي مساءَلًا عن كل شيء. أنزل المساءلة إلى أدنى دور يملك فعلًا صلاحية القرار.
• استشارة الجميع. قوائم C الطويلة تتحول إلى سلاسل اعتماد بطيئة.
• استخدام الأسماء بدل الأدوار. حين يغادر أحدهم تتعطل المصفوفة.
• إعدادها ثم حفظها في الأدراج. إن لم يرجع إليها أحد عند نشوء خلاف، فلم يكن إعدادها مجديًا.

كيف تطبّق ذلك في Critova

لا يحتوي Critova على شبكة RACI مخصصة، لذا احتفظ بالمصفوفة جدولَ بيانات في ملفات المشروع واجعل الخطة تعكسها: اجعل المنفّذ R هو المكلَّف بكل مهمة، وأضف فريق المشروع بأدوارهم، واستخدم التعليقات لإشراك المستشارين. وامنح الرعاة وسائر المُبلَّغين مقاعد مشاهدة مجانية ليطّلعوا على لوحات المعلومات وتقرير الحالة القابل للطباعة دون أن يسألوا. ويتبع مالكو المخاطر في سجل المخاطر المنطق نفسه: مالك مساءَل واحد لكل خطر، كما يشرح دليل إدارة المخاطر. وابدأ من أحد قوالب المشاريع للحصول على هيكل فريق ومهام بسرعة.